Автоматизация конторского труда.

Автоматизация конторского труда






§1. Что такое автоматизация
(параграф, необходимый для понятия термина и истории его использования)



Термин "автоматизация" стал появляться в печати вскоре после конца второй мировой войны, однако это слово не нашло места в
словарях до конца 50-х годов. Затем, этому термину было дано уни-
версальное, на мой взгляд определение: "автоматически контроли-руемое действие машины, процесса или системы, особенно с помощью контролирующих устройств". Эта характеристика охватывает автома-
тизацию как на промышленном предприятии, так и в конторе.
Этот термин был впервые употреблён в 1947 г. Д. С. Хардером из
"Форд мотор компани" на заседании, посвящённом планировке и обо-
рудованию нового завода. После этого термин "автоматизация" сразу
же был признан в качестве удобного выражения для автоматических
устройств и стал общеупотребительным в автомобильной и металло-
обрабатывающей промышленности. Далее этот термин стал употреб-
ляться практически во всех сферах производства, а что касается при-
менения этого слова в связи с обработкой данных и канцелярской
работой, то первый человек, который якобы употребил его, был Джон
Диболд из компании "Джон Диболд".
В настоящее время, благодаря интенсивному развитию компьютер-
ной технологии, автоматизация производство используется практичес-
ки всюду, как в промышленной сфере, так так и в конторах (офисах).
В следующих параграфах рассматривается автоматизация в конторах
и подчеркивается её отличие от автоматизации на промышленных предприятиях: комплексная обработка информации (КОИ), обработка
данных с помощью ПЭВМ, автоматизированная обработка данных
(АОД) и современные методы обработки данных (СОД), степень авто-
матизации, оценка используемого оборудования и достижения в техно-
логии обработки данных.



§2. Автоматизация в конторах и на предприятиях
(основные отличия между автоматизацией в офисах и на промышленных предприятиях)



Автоматизация на заводе или на фабрике влечет за собой "контро-
лируемое действие аппарата или машины". Это значит, что для регу-
лирования и контроля за действиями машины используются различ-
ные электронные или механические устройства. Автоматизированный
завод вчерашнего дня становится ещё более автоматизированным. На
фабрике, где в течение длительного времени все работы выполнялись
машинами, во главу угла ставится совершенствование оборудования
или машин.
Напротив, автоматизация в конторе зависит главным образом от
контролируемого действия самой системы по обработке офисных до-кументов, называющейся комплексной обработкой информации (КОИ). Для того чтобы повысить уровень автоматизации, необходимо прежде
всего провести ряд мероприятий по совершенствованию самих систем,
потому что без предварительного анализа и наведения порядка в сис-
темах и методах работы переход к автоматизации попросту привел
бы к быстро прогрессирующему беспорядку и неразберихе.
Простые определения терминов, выделенных курсивом таковы: сис-
тема - это "серия функций, действий или операций, ведущих к жела-
емому результату", в то время как метод представляет собой "дейст-
сия системы в её деталях". Основная цель, которая привела к созда-
нию системы комплексной обработки информации, состояла в том,
чтобы найти эффективные и дешевые средстваили метод упрощения
и контроля повторяющихся канцелярских операций. Это очень похоже
на использование так называемых "процедур" во многих языках прог-
раммирования, когда одна и та же процедура может использоваться
по ходу программы неограниченное число раз и при этом её тело на-
писанно только один раз. Используя наиболее краткое определение,
комплексная обработка информации является средством "упрощения
и ликвидации повторяющихся канцелярских операций, совершаемых
вручную". Система комплексной обработки информации в отдельно взятой компании должна предназначаться для удовлетворения специ-альных нужд этой компании, которые в свою очередь определят по-требность в оборудовании или в различных комбинациях используемо-
го оборудования.
Комплексная обработка информации в полном смысле слова являет-
ся той главной идеей, которая лежит в основе понятия систем и без которой автоматизация конторского труда и применение технических средствдля обработки данных в конторе были бы невозможны. Безус-
ловно, комплексная обработка не представляет собой совершенство процесса автоматизации, но является очень важным шагом в достиже-
нии автоматичности. КОИ даёт логическую основу для обработки по-
тока коммерческих данных. Благодаря этому появляется возможность
установить в офисе ПЭВМ и "нагрузить" машину выполнением этой
работы. Важным заключением является то, что комплексная обработка
информации есть первый шаг к автоматизации, без использования
КОИ не могло бы быть достигнуто подлинной автоматизации канце-
лярской работы. Говоря попросту, в конторском труде (обработке до-
кументов, подсчету, распределению прибылей etc.) используются пов-торяющиеся операции, для которых может быть найден "общий мно-
житель". При этом такой процесс может быть автоматизирован.
Автоматизация в конторе не является синонимом вычислительной
машин или любого типа быстродействующего оборудования для обра-
ботки данных. Вычислительная машина (ПЭВМ) представляет собой
механизм или устройство, которое позволяет применить методы комп-
лексной обработки информации в любой компании независимо от сло-
жности и размеров её операций.

§3. Новая технология обработки данных
(рассматривает новые достижения в процессе обработки данных)


Как было сказанно в §2, новые достижения в процессе обработки данных стали возможны лишь в результате двух огромнейших техни-
ческих достижений - комплексной обработки информации и изобрете-
нию быстродействующих электронно-вычислительных машин. Эти
два, на мой взгляд грандиознейших достижения, заставили ответствен-
ных руководителей (менеджеров) фирм уделять больше внимания канцелярской работе и тем расходам которые с ней связанны.
Итак, комплексная обработка информации связанна как с автома-тизацией конторского труда, так и с обработкой данных с помощью
ЭВМ. Попробуем дать определение зтому термину:
Комплексная обработка информации представляет собой эффек-
тивный способ получения скоординированного и непрерывного потока
важных данных, необходимых руководству для принятия каких-либо решений, контролю и планированию. Другое определение, рассматри-вает комплексную обработку информации "как процедуру, с помощью
которой информация может быть зафиксированна на магнитной ленте
или карте с тем, чтобы она неод