Новости Словари Конкурсы Бесплатные SMS Знакомства Подари звезду
В нашей
базе уже
59876
рефератов!
Логин

Пароль

Документ система

Документ система.
Документ система Министерство образования Российской Федерации
Дальневосточный государственный технический университет

Кафедра экономики и управления.


Реферат на тему:



Документ как система.



Выполнила:
студентка группы у- 0621



Мелентьева Е.А


Проверила:
Устикова Н.М



Владивосток
2004 г.



Содержание.



1Введение 3

2Свойства документов 4-6

2.1 Признаки документа 7-8

2.2 Функции документа 9-11

2.3 Материальные носители информации 12

2.4 Реквизиты документов 13-19

3 Заключение
20

4 Список использованной литературы. 21



1. Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как "отрасль
деятельности", обеспечивающая документирование и организацию работы с
документами" (ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.), т.е. весь процесс от момента создания документа и до его
уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.)
и означает сам процесс решения (производства) дела -"дело производить"
(решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы,
чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное
слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так
понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов,
относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово
"дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей
юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.



2. Свойства документа

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных
качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые
характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила,
оригинальность, подлинность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать
юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов,
событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ,
положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи
информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и
регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое
ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой
разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов
оформления документов: наименование организации - автора документа,
подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и
др.

Оригинальность документа. Слово "оригинал" происходит от латинского слова
"originalis", что означает - первоначальный, самобытный. Признаком
оригинала является его уникальность.

Нередки "умноженные оригиналы", т.е. оригиналы, составляемые в нескольких
экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен
составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу
договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и
черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой документ:
рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или
редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция
документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст
которого переписан с чернового документа или написан без помарок и
исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный
должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы - документы, переписанные или правленные (после
перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова оригинал употребляется подлинник,
что в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ:
документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого,
содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают
достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной
редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется
подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный
экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр
подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью
воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридическую силу.

Повторное, точное воспроизведение подлинников (в целях размножения)
является копией. Само понятие копия (лат. сopia - множество) связано с
размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение
полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка
приобретает после ее заверения должностным лицом организации или
нотариусом. Особый вид - фото и светокопии, отличительной чертой которых
является точное воспроизведение оригинала. Они являются видом факсимильных,
автоматических копий. Кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или
полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть
кратные копии: копия с копии.

Юридическая сила копий:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на
котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных
лиц.

2) свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

Заверение копий должно производится самой органи
Умар.Ш. был тут !!!!!
 
давайте изгоним мат !!!
 
ДОБРОЙ НОЧИ ОТ Ъ
ЛОКИ ИНО
 
ДМК МЭ
 
где инфааа?