Новости Словари Конкурсы Бесплатные SMS Знакомства Подари звезду
В нашей
базе уже
59876
рефератов!
Логин

Пароль

Унификация и стандартизация управленческих документов

Унификация и стандартизация управленческих документов.
Унификация и стандартизация управленческих документов Содержание




Приказ об итогах работы с документами в 2001г. В ОАО”Родина”
15


Список использованной литературы
16



1. Унификация и стандартизация управленческих документов.


Унификация документов заключается в установлении единообразия
состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление
однотипных управленческих функций и задач.
Стандартизация документов - форма юридического закрепления
проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены
следующие категории стандартов:
. государственные стандарты (ГОСТ).
. отраслевые стандарты (ОСТ);
. республиканские стандарты (РСТ).
Унификация документов проводится в целях сокращения количества
применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной
совместимости различных систем документации по одноименным и
смежным функциям управления, более эффективного использования
вычислительной техники.
Работа по унификации включает:
. разработку УСД, которая осуществляется министерствами и
ведомствами, ответственными за соответствующие системы
документации;
. внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в
республиканских и отраслевых УСД:
. внедрение разработанных ОКТЭИ;
. ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности
информации и их дальнейшее развитие;
. разработку комплексов отраслевых унифицированных форм
документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а
также их государственную регистрацию;
. разработку отраслевых классификаторов технико-экономической
информации, отражающих специфику отрасли.
Организационное и методическое руководство унификацией и
стандартизацией документов, координацию работ и контроль
осуществляет головная организация по координации внедрения и
ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет
головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует
рассматривать как один из факторов повышения производительности
управленческого труда. Унификация документов - это выбор рациональных
структур их построения, приведение документов единообразию на основе
установления рационального количества их форм и типизация их построения.
Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым
системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные
билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-
образца документов для конкретной системы документации и установлении на
его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных
видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления,
оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации
документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки
технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все
требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки
и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности
человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов,
которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения
юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования
методов управления, например, в направлении повсеместного применения
оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и
отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-
экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в
систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки
форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и
таблица.

Трафарет- это способ фиксации постоянной информации в виде связанного
текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются
ряд приказов, заявлений.

Анкета- способ представления унифицированного текста, при котором
постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная
вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В
унифицированной системе документации на организационно- распорядительные
документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу,
увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет:
упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются
предпосылки для копирования информации.

Таблица - разорванный текст, расположенный по определенному
принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а
переменная - на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой
информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать
информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи.
В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график
отпусков, кадровые приказы.

Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает
косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования
оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (
снижение затрат труда ( а следовательно и затрат на заработную плату) при
работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных
капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и
характеристик в целях обеспечения:
- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья
- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой
продукцией
- экономии всех видов ресурсов.
Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены
Умар.Ш. был тут !!!!!
 
давайте изгоним мат !!!
 
ДОБРОЙ НОЧИ ОТ Ъ
ЛОКИ ИНО
 
ДМК МЭ
 
где инфааа?